Redazione regolamenti aziendali
Servizio di stesura documenti che definiscono le regole e le procedure che i dipendenti dell’azienda devono seguire in determinate situazioni o in generale nell’ambito dell’organizzazione aziendale (utilizzo di dispositivi informatici, disciplinare sull’utilizzo di internet, ecc.)
L’uso di strumenti informatici e della navigazione in internet è ormai un aspetto indispensabile della vita aziendale. Tuttavia, l’accesso alla rete espone i dati trattati dall’azienda a rischi sempre più frequenti e invasivi, come virus informatici e accessi non autorizzati. Pertanto, il titolare del trattamento è tenuto a predisporre tutte le misure di sicurezza atte a ridurre i rischi e a garantire la disponibilità , integrità e corretta gestione dei dati.
Ai sensi dell’art. 2050 del codice civile, il titolare del trattamento è obbligato a fornire la prova di avere applicato le misure tecniche più idonee a garantire la sicurezza dei dati detenuti. Inoltre, ai sensi dell’art. 2049 c.c., il titolare è responsabile per i danni arrecati dal fatto illecito dei loro commessi nell’esercizio delle incombenze cui sono adibiti.
In questo contesto, la redazione di un regolamento interno o disciplinare sull’utilizzo di internet diventa essenziale per ogni azienda che si preoccupa della gestione ottimale e sicura dei propri dati. Tale documento definisce le norme di comportamento per un corretto utilizzo della strumentazione elettronica ed informatica, la corretta gestione dei software, la gestione delle mail aziendali, la navigazione in internet, l’utilizzo dei telefoni cellulari, le modalità di accesso alle aree e ai locali dell’azienda.
La redazione di un disciplinare interno o policy aziendale o regolamento interno, redatto secondo le indicazioni delle “Linee Guida del Garante per la posta elettronica ed Internet” e nel rispetto dello Statuto dei lavoratori (Legge n.300/1970), è una norma prescrittiva che consente di individuare regole chiare e precise per l’utilizzo dei beni aziendali da parte dei dipendenti e dei collaboratori. Questo favorisce la consapevolezza e il rispetto dei dati trattati, salvaguardando la riservatezza delle informazioni e responsabilizzando i dipendenti e i collaboratori dell’azienda.
Inoltre, un completo e articolato regolamento interno protegge il datore di lavoro da eventuali illeciti commessi dai propri collaboratori, consentendo di applicare richiami disciplinari. La redazione del disciplinare interno diventa quindi un passaggio importante per ogni azienda, che deve definire le modalità d’uso dei propri strumenti informatici, tenendo sempre conto dei diritti dei lavoratori e delle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.
Molto meglio metterlo per iscritto.
Un regolamento interno adeguato può ridurre i rischi per l’azienda legati all’utilizzo inappropriato o improprio dei suoi strumenti e delle sue risorse.
Inoltre, può garantire una maggiore sicurezza per i dipendenti dell’azienda, tutelando la loro privacy e salvaguardando la loro salute e la loro integrità fisica sul posto di lavoro.
Infine, può proteggere l’azienda da eventuali azioni legali da parte dei dipendenti, ad esempio nel caso in cui si verifichino violazioni del regolamento stesso o si verifichino comportamenti illeciti o dannosi per l’azienda.
