Sempre più di frequente i datori di lavoro installano sistemi di localizzazione sui mezzi aziendali per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro nel trasporto di persone o cose in grado di definire l’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante utilizzato e la velocità  media del veicolo.
Tali informazioni, associate, direttamente o indirettamente, ai lavoratori assegnatari dei mezzi aziendali, costituiscono trattamento dei dati personali,  (art.4, co. 1, lett.b) disciplinato dal Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003) e non potendo escludere una forma di controllo a distanza dei lavoratori (art. 4 co. 2, l. n. 300/1970), deve essere rispettata  la disciplina in materia di lavoro,legge 20 maggio 1970, n. 300-Norme sulla tutela della libertà  e dignità  dei lavoratori, della libertà  sindacale e nell’attività  sindacale nei luoghi di lavoro e norme sul collocamento, noto anche come Statuto dei Lavoratori.

Come ci si attendeva, il Garante della protezione dei dati personali, ha pubblicato un Provvedimento di carattere generale intitolato “Sistemi di localizzazione dei veicoli nell’ambito del rapporto di lavoro – 4 ottobre 2011” che definisce gli ambiti di applicazione, liceità  del trattamento, pertinenza e non eccedenza dei dati ed i vincoli al rispetto della l. 300/70.

Vediamo in sintesi come procedere per evitare di incorrere in un trattamento illecito di dati e non violare i diritti dei lavoratori.

1)  I datori di lavoro devono poter dimostrare la finalità  legittima a vigilare sull’esatta ubicazione del mezzo.

2)  Che le finalità  siano siano legate ad esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro, (esigenze logistiche, di determinazione della retribuzione, dei costi da imputare alla clientela, gestione e   manutenzione del parco veicoli, sicurezza sul lavoro e sicurezza della collettività .

3)  Accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, l’autorizzazione del competente organo periferico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.

4)  Pertinenza e non eccedenza dei dati quali: ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, la velocità  media del veicolo.

5)  Rispetto del principio di necessità : il monitoraggio del veicolo non deve avvenire continuativamente, ma solo quando si renda necessario per le finalità  definite.

6)  Conservazione dei dati: da valutare in relazione alla finalità  per cui è stato installato l’impianto. (In caso di vincoli contrattuali, fino all’esecuzione, per il calcolo retributivo, il limite è di cinque anni, ecc).

7)  Informativa agli interessati: dovranno essere applicate vetrofanie riportanti “Veicolo sottoposto a localizzazione”, in ogni mezzo interessato e forniti elementi informativi come previsto dall’art. 13 del Codice.

8)  Nomina di responsabili al trattamento ed incaricati, secondo quanto previsto dagli art. 29 e 30 del Codice.

9)  Notificazione al Garante ai sensi dell’art. 37, co.1 lett.a) del Codice.

Sanzioni in caso di omissione delle prescizioni: